Wat is automatische registratie
Om de 1e keer toegang te krijgen tot het YOU-P platform moet elke YOU-P gebruiker zich éénmalig registreren bij YOU-P, Benefits@Work en Xtra Present.
Deze registratieprocedure is voor de meeste gebruikers eenvoudig en verloopt bij hen zonder enig probleem. Maar voor sommige gebruikers met heel weinig internet ervaring of -vaardigheden - vb. bepaalde maatwerkers - is deze registratieprocedure evenwel een moeilijke of niet te nemen drempel. Als deze personen hierbij geen externe hulp vragen komt hun registratie niet in orde en krijgen ze geen toegang tot de aankoopvoordelen.
De werkgevers die dit wensen kunnen aan COLLECTIEF vragen om de registratieprocedure van een bepaalde groep YOU-P gebruikers in hun plaats uit te voeren. We noemen deze nieuwe dienstverlening ‘automatische registratie’.
Uiteraard zal dit alles conform de GDPR-regelgeving gebeuren.
Het is de werkgever die vrij zal beslissen of ze al dan niet gebruik willen maken van deze ‘automatische registratie’ mogelijkheid.
Voor welke personeelsleden is de automatische registratie bedoeld?
De tool ‘automatische registratie’ is in de eerste plaats ontwikkeld op vraag van werkgevers die medewerkers in dienst hebben die wat hulp kunnen gebruiken bij de YOU-P registratie. De redenen daartoe kunnen heel uiteenlopend zijn: vb. mensen met weinig internet vaardigheden, anderstaligen, …
De werkgever kan zelf autonoom kiezen welke personen hij (1) wel of niet op de lijst voor automatische registratie zet. De werkgever mag/kan dus gerust meteen ALLE medewerkers op de lijst voor automatische registratie plaatsen (vb. Om geen onderscheid te creëren tussen de personeelsleden). Dit spaart meteen alle medewerkers 5 minuutjes van hun tijd als ze de 1e keer willen inloggen op YOU-P.
Wie kan een automatische registratie aanvragen?
Het is de werkgever die beslist of hij al dan niet gebruik wil maken van de automatische registratie en een lijst met namen voor automatische registratie aanlevert aan COLLECTIEF.
Een individuele YOU-P gebruiker kan dit dus niet aanvragen voor zichzelf!
Moet de medewerker zich nadien nog registreren?
Nadat de automatische registratie is uitgevoerd voor een betrokken YOU-P gebruiker moet hij (1) zich niet meer afzonderlijk registreren op YOU-P & Benefits@Work en moet hij ook geen inloggegevens meer opvragen bij Xtra Present.
De YOU-P gebruiker krijgt zijn inloggegevens automatisch toegestuurd via een mail vanuit COLLECTIEF (dienst YOU-P).
YOU-P heeft aan de werknemer automatisch een start-paswoord toegekend. Om privacy redenen zal aan de werknemer bij zijn 1e bezoek aan de voordeelplatformen wel gevraagd worden om zijn paswoord te wijzigen. (= verplichting GDPR-regelgeving!)
Als hij bij het inloggen op YOU-P ook het vakje ‘aangemeld blijven’ aankruist zal hij de login/paswoord later niet meer opnieuw moeten ingeven vanop dezelfde PC/laptop/smartphone. De website van YOU-P onthoudt dit en vult dit bij elk volgend bezoek aan de website steeds automatisch in.
Hoe verloopt de automatische registratie voor de werkgever?
Van zodra de werkgever de Excel lijst voor automatische registratie heeft doorgestuurd aan COLLECTIEF zal COLLECTIEF deze lijst binnen de 8 werkdagen verwerken (2).
Nadat de lijst is verwerkt krijgt de werkgever een mail van COLLECTIEF met naast elke lijn (naam YOU-P gebruiker) het resultaat van de verwerking.
Het resultaat zal in veruit de meeste gevallen positief zijn en dan krijgt deze lijn de resultaatcode 1 of 2 mee.
Maar als de doorgegeven info van de werkgever niet correct is (vb. naam van de medewerker is niet correct geschreven) dan kan de automatische registratie voor die persoon niet gebeuren en krijgt deze op de lijst een resultaatcode 3 of 4 mee.
De werkgever kan de lijnen met resultaatcode (‘foutcode’) 3 & 4 dan nazien en na rechtzetting deze lijst terug doorsturen naar COLLECTIEF om ze opnieuw automatisch te registreren. Het doorsturen van de 2e verbeterde lijst is uiteraard niet verplicht.
Mogelijke resultaatcodes op de lijst na verwerking automatische registratie:
Wat moet ik doen als werkgever om mijn medewerkers automatisch toegang te geven tot YOU-P?
Je bezorgt aan COLLECTIEF een Excel-lijst van alle automatisch te registreren YOU-P gebruikers (mail aan info@collectief.coop). Deze Excel-lijst bevat naast de 4 reeds gekende kolommen (naam, voornaam, postcode en geboortedatum) nog een extra 5e kolom: e-mailadres.
De Excel-file moet beantwoorden aan bepaalde normen, die je kan lezen in dit voorbeeld automatische registratielijst.
Hoeveel kost het?
GDPR?
Alle werkgevers die aangesloten zijn bij COLLECTIEF (dienst CASE en/of dienst YOU-P) hebben bij hun aansluiting uitdrukkelijk verklaart dat ze akkoord zijn met de privacyregels van COLLECTIEF.
U mag er als COLLECTIEF-lid dus op vertrouwen dat COLLECTIEF de persoonsgegevens die voorkomen op de registratielijsten uitsluitend zal gebruiken om de procedure 'automatische registratie' uit te voeren. Nadat de automatische registratie voltooid is wordt de ontvangen lijst door COLLECTIEF onmiddellijk en definitief vernietigd en verwijderd van alle COLLECTIEF-gegevensdragers. De gegevens worden wel bewaard in de cms van de YOU-P website om de toegang tot YOU-P voor uw medewerker te verlenen en te controleren.
Uiteraard zal ook de werkgever het akkoord moeten hebben van zijn medewerkers dat hij hun e-mailadres aan COLLECTIEF mag doorgeven om de automatische registratie voor hen uit te voeren.
In vele sociale ondernemingen is dit al geregeld via een algemene verklaring, maar indien de werkgever dit nodig acht kan hij specifiek voor deze actie een afzonderlijk akkoord vragen aan zijn medewerkers.
Louter als voorbeeld kan je hier een demo-document downloaden, dat hiervoor als vertrekbasis kan gebruikt worden (= Excel-file die de werkgever zelf kan aanpassen/invullen conform regelgeving).
verwijzingen in de teksten op deze pagina:
(1) Hij – zijn – hem :in de tekst gebruiken we algemeen de termen ‘hij, zijn, hem’ voor elke YOU-P gebruiker, ongeacht de gender van de persoon: man, vrouw, non-binair, …
(2) In normale omstandigheden zullen de automatische registraties van alle personen op de lijst door COLLECTIEF verwerkt worden binnen de 8 werkdagen. In uitzonderlijke gevallen kan dit iets langer duren (vb. tijdens verlofperiodes, overmacht (storing op internet/website, …), … In voorkomend geval zal COLLECTIEF de werkgever hierover informeren.